Quản lý tồn kho Amazon FBA với lead time 40 ngày

Hai loại lỗi, hai loại giá phải trả

Quản tồn kho FBA là bài toán cân giữa hai lỗi, và điều làm nó khó là hai lỗi này có hình phạt hoàn toàn khác nhau về bản chất. Đặt ít quá thì bạn hết hàng. Đặt nhiều quá thì bạn trả phí lưu kho và khóa vốn.

Hết hàng đắt hơn mức con số doanh thu mất đi cho thấy, vì nó không chỉ mất phần bán được trong những ngày đó. Khi hết hàng, listing mất khả năng bán, và với một sản phẩm đang xây thứ hạng thì tốc độ bán bị ngắt là tín hiệu xấu — bạn tụt hạng và phải giành lại, thường bằng quảng cáo, tức bằng tiền. Nghĩa là chi phí thật của một lần hết hàng gồm doanh thu mất, thứ hạng mất, và chi phí giành lại thứ hạng.

Đặt nhiều quá thì hình phạt hiện ra dần và ở nhiều dạng: phí lưu kho tính theo thể tích mỗi tháng, phụ phí với hàng nằm quá lâu, vốn bị khóa trong hàng thay vì dùng cho lô sau, và trong trường hợp xấu nhất là hàng phải thanh lý dưới giá vốn hoặc tiêu hủy. Với hàng có hạn sử dụng thì thêm rủi ro hết hạn trong kho.

Điểm quan trọng: hai hình phạt này không đối xứng, nên điểm cân bằng không nằm ở giữa. Với một sản phẩm đang xây thứ hạng, hết hàng tệ hơn tồn nhiều, nên nghiêng về phía an toàn. Với một sản phẩm đã ổn định và biên mỏng, tồn nhiều mới là rủi ro chính. Cùng một công ty có thể cần hai chính sách khác nhau cho hai SKU, và đó là điều bình thường chứ không phải sự thiếu nhất quán.

Lead time thật gồm bốn đoạn, không phải một

Nhà máy hay nói “lead time bốn mươi ngày” và tính từ đó. Nhưng bốn mươi ngày là đoạn vận chuyển, và nó chỉ là một trong bốn đoạn. Lead time thật, tính từ lúc bạn quyết định đặt hàng tới lúc hàng bán được trên Amazon, gồm:

• Thời gian sản xuất — từ lúc đặt tới lúc hàng ra khỏi xưởng, cộng thời gian chờ nguyên liệu nếu có.
• Thời gian vận chuyển — đường biển từ Việt Nam về bờ Tây nước Mỹ hoặc Bắc Âu thường quanh 40 ngày cửa-tới-cửa, dao động theo tuyến và theo mùa cao điểm.
• Thời gian thông quan — bình thường ngắn, nhưng một lần bị kiểm hóa có thể cộng thêm đáng kể, và đây là đoạn bạn không kiểm soát được.
• Thời gian kho FBA nhận hàng vào hệ thống — hàng đã giao tới kho vẫn chưa bán được cho tới khi được nhận và đưa vào trạng thái bán được; đoạn này dài hơn trong mùa cao điểm.

Cộng bốn đoạn, con số thực tế thường nằm quanh hai đến ba tháng, và nó rộng chứ không phải một điểm. Đây là lý do việc dùng đúng một con số cố định làm lead time trong công thức bổ sung hàng là nguồn sai số lớn nhất. Cách chúng tôi làm là dùng hai con số: lead time kỳ vọng để lập kế hoạch, và lead time xấu nhất từng gặp để tính tồn kho an toàn. Nếu bạn chưa có dữ liệu lịch sử của chính mình, hãy dùng con số bên giao nhận cam kết cộng một khoảng đệm và ghi lại thực tế từng lô để về sau có số của mình.

Toàn bộ chuỗi thao tác cho một lô hàng, từ shipment plan tới nhãn và yêu cầu đóng gói, nằm trong bài gửi hàng vào kho Amazon FBA.

Điểm đặt hàng lại: tính lùi, không tính xuôi

Cách nghĩ sai là hỏi “còn bao nhiêu hàng thì nên đặt thêm”. Cách nghĩ đúng là tính lùi từ ngày bạn cần hàng có mặt trong kho. Nếu lead time thật là mười tuần, thì lượng hàng bạn đang giữ hôm nay phải đủ bán trong mười tuần cộng một khoảng đệm — và quyết định đặt hàng hôm nay là quyết định về nhu cầu của tuần thứ mười tới tuần thứ hai mươi kể từ giờ, không phải về nhu cầu tuần này.

Ba đại lượng cần cho công thức. Một, tốc độ bán trung bình theo ngày, tính trên một cửa sổ đủ dài để không bị một tuần bất thường làm lệch. Hai, lead time thật gồm bốn đoạn ở trên. Ba, tồn kho an toàn — phần đệm để chịu hai nguồn biến động: nhu cầu cao hơn dự báo, và lead time dài hơn dự kiến. Điểm đặt hàng lại là tốc độ bán nhân lead time, cộng tồn kho an toàn.

Về tồn kho an toàn, cách đặt thực dụng: lấy phần chênh giữa lead time xấu nhất và lead time kỳ vọng, nhân với tốc độ bán, rồi cộng thêm một phần cho biến động nhu cầu. Với sản phẩm mới chưa có lịch sử, hãy đặt đệm dày hơn mức bạn thấy thoải mái, vì sai số dự báo của sản phẩm mới rất lớn và hình phạt hết hàng ở giai đoạn đầu thì nặng. Sau vài chu kỳ, bạn thay giả định bằng số thật và siết dần.

Với hàng có tính mùa — và quần áo golf như NANANA Golf là ví dụ rõ — công thức trung bình không dùng được cho mùa cao điểm. Bạn phải đặt hàng cho mùa trước khi mùa bắt đầu, nghĩa là quyết định dựa trên dự báo chứ không dựa trên tốc độ bán hiện tại. Đây là chỗ kỷ luật quan trọng hơn công thức: chốt số lượng và ngày đặt cho mùa cao điểm ngay từ đầu năm, đưa vào lịch, và đừng để việc trì hoãn quyết định biến thành việc bỏ mùa.

IPI và giới hạn dung lượng

Amazon dùng một chỉ số hiệu quả tồn kho, thường gọi là IPI, để đánh giá bạn đang dùng kho của họ hiệu quả đến đâu. Cách tính cụ thể và cách Amazon dùng chỉ số này có thay đổi theo thời gian, nên hãy đọc bản hiện hành trong Seller Central thay vì dựa vào công thức nghe được. Nhưng bốn thành phần thì ổn định về bản chất: bạn có nhiều hàng nằm quá lâu không bán không, bạn có nhiều hàng ở trạng thái không bán được mà không xử lý không, các SKU của bạn có bị hết hàng thường xuyên không, và tồn kho của bạn có được bán ra với tốc độ hợp lý không.

Vì sao chỉ số này quan trọng với bạn: Amazon dùng nó cùng các yếu tố khác để đặt giới hạn dung lượng bạn được gửi vào kho. Giới hạn thấp là một ràng buộc rất khó chịu với người bán từ Việt Nam, vì nó có thể chặn đúng lúc bạn đang có một lô trên biển — hàng đến mà bạn không còn dung lượng để nhận. Nên chỉ số này không phải một điểm số hình thức, nó là quyền được gửi hàng.

Ba việc giữ chỉ số này ổn, làm định kỳ chứ không làm khi bị cảnh báo. Một, xử lý hàng nằm lâu trước khi nó thành vấn đề: giảm giá, gộp thành bộ, hoặc chấp nhận thanh lý sớm phần chắc chắn không bán được — thanh lý sớm rẻ hơn thanh lý muộn cộng nhiều tháng phí lưu kho. Hai, dọn hàng ở trạng thái không bán được: quyết định trả về hoặc tiêu hủy thay vì để nó nằm đó ăn điểm và ăn phí. Ba, tránh hết hàng ở các SKU chính, vì hết hàng vừa mất doanh thu vừa hạ chỉ số, tức là bị phạt hai lần.

Một lưu ý về mùa cao điểm cuối năm: đây là lúc giới hạn dung lượng siết nhất và cũng là lúc kho nhận hàng chậm nhất, trong khi lại là lúc bạn cần hàng nhất. Kế hoạch cho quý cuối năm phải được chốt từ giữa năm, không phải tháng mười — với lead time hai đến ba tháng thì tháng mười đã là quá muộn để đặt thêm.

Phí lưu kho và hàng nằm lâu

Có ba lớp phí liên quan tới việc hàng nằm trong kho, và ba lớp này chồng lên nhau chứ không thay nhau. Lớp thứ nhất là phí lưu kho hằng tháng, tính theo thể tích hàng bạn đang giữ, và mức phí này cao hơn trong mùa cao điểm cuối năm. Lớp thứ hai là phụ phí áp lên hàng đã nằm quá một mốc thời gian nhất định — mốc và mức phí có thay đổi, hãy xem bảng hiện hành. Lớp thứ ba, ở một số thị trường và giai đoạn, là các khoản phí liên quan tới việc giữ tồn kho quá mức so với tốc độ bán.

Hệ quả về cách ra quyết định: chi phí giữ một đơn vị hàng không tuyến tính theo thời gian, nó tăng bậc. Một đơn vị nằm ba tháng và một đơn vị nằm chín tháng không chênh nhau gấp ba lần chi phí — đơn vị thứ hai đắt hơn nhiều vì đã vượt các mốc phụ phí và vì thể tích của nó chiếm chỗ trong mùa phí cao. Nghĩa là quyết định thanh lý nên được ra sớm, dựa trên dự báo, chứ không nên chờ tới lúc rõ ràng là hàng không bán được.

Quy tắc thực dụng chúng tôi dùng: với mỗi SKU, hằng tháng tính số ngày tồn kho còn lại theo tốc độ bán hiện tại. Nếu con số vượt một ngưỡng bạn đặt trước — ngưỡng phụ thuộc mùa vụ và lead time của bạn — thì SKU đó vào danh sách cần hành động, và hành động phải được chọn trong tháng đó: giảm giá để tăng tốc bán, đưa vào một chương trình quảng cáo có mục tiêu giải phóng tồn, gộp bộ, hay thanh lý. Điều không được phép là để nó ở lại danh sách tháng sau mà không có quyết định.

Hoàn trả, hàng thất lạc và tiền bạn được trả lại

Có một dòng tiền mà nhiều người bán từ Việt Nam không thu, đơn giản vì không ai ngồi làm: bồi hoàn. Trong quá trình vận hành FBA, có ba loại chênh lệch phát sinh thường xuyên hơn mức người bán tưởng — hàng gửi vào mà kho nhận thiếu so với số khai, hàng thất lạc hoặc hư hỏng trong kho, và hàng khách hoàn trả mà không được đưa trở lại tồn kho bán được hoặc bị hoàn tiền không đúng.

Với mỗi loại, Amazon có quy trình đối chiếu và bồi hoàn. Nhưng bạn phải là người phát hiện và mở yêu cầu — hệ thống không tự trả lại phần lớn các khoản này — và quan trọng là có thời hạn để mở yêu cầu. Quá hạn thì khoản đó mất hẳn. Đây là lý do trong tháng vận hành của chúng tôi, việc rà bồi hoàn có một mốc riêng chứ không phải việc làm khi rảnh; xem bài dịch vụ quản lý tài khoản Amazon.

Về hoàn trả từ khách, đừng chỉ xem nó như một dòng chi phí. Nội dung lý do hoàn trả là dữ liệu chẩn đoán tốt nhất bạn có, và nó thường chỉ vào một trong ba thứ có thể sửa: kỳ vọng bị đặt sai — thường là do ảnh hoặc mô tả không thể hiện đúng kích thước, và cách sửa là thêm ảnh thể hiện kích thước thật, xem bài tối ưu listing Amazon; hàng hỏng trên đường — cách sửa là bao bì; hoặc chất lượng lệch giữa các lô — cách sửa nằm ở xưởng. Tỷ lệ hoàn trả tăng đột ngột sau một lô mới gần như luôn là dấu hiệu của nguyên nhân thứ ba, và nó cần được xử lý trước khi lô kế tiếp vào sản xuất.

Vận hành hằng tháng: bốn con số và một quyết định

Gộp lại, cách chúng tôi chạy hạng mục này là một nhịp hằng tháng cố định với bốn con số cho mỗi SKU và một quyết định. Con số thứ nhất: tốc độ bán trung bình ngày, trên cửa sổ đủ dài. Con số thứ hai: số ngày tồn kho còn lại theo tốc độ đó. Con số thứ ba: lead time thật hiện tại, cập nhật theo lô gần nhất chứ không dùng giả định cũ. Con số thứ tư: số ngày tồn kho tại thời điểm lô đang trên đường sẽ về.

Quyết định là một trong ba: đặt thêm ngay, chờ tới nhịp sau, hoặc hành động giải phóng tồn. Điều làm nhịp này hiệu quả không phải sự phức tạp của công thức mà là việc nó xảy ra đúng hạn mỗi tháng và mọi quyết định được ghi lại. Phần lớn thảm họa tồn kho chúng tôi thấy khi thẩm định không phải do tính sai — mà do không có ai tính vào tháng đó, rồi đến khi phát hiện thì lead time hai đến ba tháng đã biến một vấn đề nhỏ thành một quý mất hàng.

Một điểm cuối về vốn, vì đây là ràng buộc thật với nhà máy chứ không phải chi tiết kỹ thuật. Với lead time hai đến ba tháng, bạn thường phải có ít nhất hai lô cùng lúc trong hệ thống: một lô đang bán trong kho và một lô đang trên đường. Nghĩa là vốn lưu động bạn cần cho một SKU gấp khoảng đôi so với hình dung ban đầu, và con số đó phải nằm trong kế hoạch tài chính từ đầu. Đây là một trong những lý do chúng tôi khuyên mở màn bằng SKU nhỏ nhẹ có biên dày — xem bài chọn sản phẩm bán trên Amazon.