Gửi hàng vào kho Amazon FBA: từ xưởng Việt Nam tới trung tâm hoàn tất đơn

Ba việc phải xong trước khi nghĩ tới cước

Nhà máy thường bắt đầu từ câu hỏi “gửi đường biển hay đường không”. Đó là câu hỏi thứ tư, không phải câu hỏi thứ nhất. Có ba thứ phải chốt trước, và nếu thiếu một trong ba thì việc book cước là vô nghĩa vì hàng sẽ dừng ở cảng hoặc bị từ chối ở kho.

Thứ nhất, bên đứng tên nhà nhập khẩu. Amazon không bao giờ đứng tên nhà nhập khẩu, và lô hàng khai Amazon là importer of record sẽ bị từ chối tại kho FBA. Bạn phải có một bên đứng tên: pháp nhân của bạn tại thị trường đích, chính pháp nhân Việt Nam đăng ký làm nhà nhập khẩu không cư trú, hoặc một dịch vụ importer of record thuê ngoài. Với Mỹ, nếu chọn cách nhà nhập khẩu không cư trú thì bạn còn cần mã số nhà nhập khẩu do CBP cấp và một đại diện thường trú tại Mỹ để nhận tống đạt cho customs bond.

Thứ hai, mã HS đúng cho từng SKU, do đại lý hải quan xác nhận. Đây không phải việc tra bảng rồi tự chọn. Mã HS quyết định mức thuế, quyết định mặt hàng có thuộc diện bị áp thuế chống bán phá giá hay chống trợ cấp không, và khai sai mã là rủi ro về sau chứ không chỉ là rủi ro lúc thông quan. Thứ ba, hồ sơ tuân thủ sản phẩm và nhãn mác đã xong — vì nhãn in trên bao bì và bao bì đã sản xuất, không sửa được ở cảng.

Chỉ khi ba việc đó xong thì cước mới là quyết định thật. Trình tự đầy đủ của cả lần set up nằm trong bài dịch vụ set up Amazon FBA.

Điều kiện giao hàng: đừng để nhà máy quyết hộ

Đây là chỗ nhiều nhà máy Việt Nam quen làm theo cách xuất khẩu truyền thống và cách đó không khớp với FBA. Xuất khẩu truyền thống thường bán FOB: bạn giao hàng lên tàu, người mua ở đầu kia lo phần còn lại. Với FBA thì không có “người mua ở đầu kia” — bạn chính là người nhập khẩu, và hàng phải tới được một địa chỉ kho cụ thể của Amazon.

Nghĩa là bạn cần một phương án đưa hàng đến tận cửa kho FBA, gồm cước quốc tế, thông quan nhập khẩu, thuế và phí, cùng vận chuyển nội địa từ cảng tới đúng trung tâm hoàn tất đơn mà Amazon chỉ định. Nhiều người bán dùng dịch vụ giao tận kho theo kiểu DDP, tức là bên vận chuyển lo cả thông quan và thuế rồi giao vào kho. Cách này gọn về vận hành và là lựa chọn hợp lý cho lô đầu, nhưng phải kiểm hai điều: bên vận chuyển khai ai là nhà nhập khẩu trên tờ khai, và bạn có nhận được bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ hay không.

Điều thứ hai quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nếu bạn không giữ bộ chứng từ nhập khẩu đứng tên mình, bạn gặp vấn đề ở ba chỗ về sau: không chứng minh được giá vốn nhập khẩu khi cơ quan thuế hỏi, không hoàn được VAT nhập khẩu ở châu Âu nếu có quyền hoàn, và không có hồ sơ truy xuất khi có kiểm tra về xuất xứ. Đây là lý do chúng tôi không khuyến khích phương án DDP giá rẻ mà bên vận chuyển tự khai đứng tên họ hoặc đứng tên một pháp nhân nào đó bạn không biết. Rẻ hơn ở lô đầu, nhưng bạn mua một khoảng trống hồ sơ.

Đường biển hay đường không, và bài toán 40 ngày

Đường biển từ Việt Nam về bờ Tây nước Mỹ hoặc về Bắc Âu thường quanh 40 ngày cửa-tới-cửa, và con số đó là con số kế hoạch chứ không phải con số bảo đảm — nó dao động theo tuyến, theo mùa cao điểm, theo tình trạng tắc cảng, và cộng thêm thời gian kho FBA nhận hàng vào hệ thống sau khi giao. Đường không tính bằng ngày nhưng đơn giá theo khối lượng cao hơn nhiều lần, nên thường chỉ hợp lý cho hàng giá trị cao trên mỗi kilogram, hoặc để cứu một tình huống sắp hết hàng.

Cách chúng tôi phân bổ cho lô đầu: đi biển cho phần lớn số lượng, kèm một phần nhỏ đi đường không đến trước. Lý do là phần đi trước cho bạn ba thứ mà bạn không mua được bằng cách khác — nó xác nhận nhãn và đóng gói được kho FBA chấp nhận, nó cho listing bắt đầu chạy và tích lũy dữ liệu chuyển đổi cùng vài đánh giá đầu tiên, và nếu có gì sai về nhãn thì bạn còn sửa được cho lô đi biển đang trên đường. Chi phí phần đi đường không này nên coi là chi phí kiểm chứng, không phải chi phí vận chuyển.

Con số 40 ngày cũng là con số định hình toàn bộ cách bạn quản tồn kho về sau: điểm đặt hàng lại phải tính lùi từ 40 ngày cộng thời gian sản xuất cộng thời gian kho nhận hàng, nên trên thực tế bạn đang quyết định lượng hàng cho hai đến ba tháng tới. Cách đặt điểm bổ sung nằm trong bài quản lý tồn kho Amazon FBA.

Shipment plan: đừng in nhãn trước bước này

Trong Seller Central, bạn tạo một shipment plan trước khi gửi hàng: khai SKU nào, số lượng bao nhiêu, đóng thành mấy thùng, gửi từ địa chỉ nào. Amazon xử lý kế hoạch đó rồi trả về hai thứ bạn không thể tự đoán trước: kho đích cụ thể mà lô hàng phải tới, và bộ nhãn thùng mang mã của chính lô hàng đó.

Đây là lý do thứ tự thao tác quan trọng và là lỗi phổ biến nhất ở lô đầu: nhà máy in nhãn thùng trước khi tạo shipment plan, hoặc tái sử dụng nhãn của lô trước. Nhãn thùng gắn với một lô hàng cụ thể; dùng lại nhãn cũ nghĩa là hàng của bạn được ghi nhận vào một lô đã đóng, và việc gỡ ra rất chậm. Trình tự đúng là: đóng thùng xong, cân đo từng thùng, tạo shipment plan với đúng số liệu đó, nhận nhãn từ Amazon, in, dán.

Một chi tiết nữa về kho đích: Amazon có thể chia lô hàng của bạn đi nhiều kho khác nhau. Có chương trình cho phép gộp về ít điểm nhận hơn, thường kèm một khoản phí, và điều kiện cùng tên gọi của các chương trình này Amazon có thay đổi. Với lô đầu từ Việt Nam, hãy hỏi trước bên giao nhận rằng phương án của họ xử lý việc chia nhiều kho thế nào, vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển nội địa ở đầu bên kia.

Hai loại nhãn, đừng lẫn

Có hai lớp nhãn hoàn toàn khác nhau, và lẫn hai lớp này là nguyên nhân hàng bị từ chối hoặc bị trộn lẫn.

• Nhãn trên từng đơn vị sản phẩm: mã FNSKU do Amazon cấp cho SKU của bạn, dán lên từng đơn vị bán. Đây là mã Amazon dùng để nhận diện hàng trong kho.
• Nhãn trên thùng vận chuyển: nhãn do Amazon sinh ra từ shipment plan, dán lên mỗi thùng, cộng nhãn của hãng vận chuyển.

Về nhãn đơn vị, có một quyết định phải chốt sớm vì nó ảnh hưởng tới cả rủi ro: dán nhãn FNSKU riêng cho từng đơn vị, hay để hàng của bạn được gộp chung với hàng cùng mã của người bán khác. Phương án gộp chung nghe tiện và bỏ được công dán nhãn, nhưng nó có nghĩa là đơn của khách bạn có thể được lấy từ tồn kho của người khác. Nếu người đó bán hàng chất lượng kém hoặc hàng giả, đánh giá xấu về trên listing của bạn. Với hàng có thương hiệu, chúng tôi luôn chọn dán nhãn riêng. Không có ngoại lệ.

Quan trọng: nhãn FNSKU phải phủ hoặc thay thế mọi mã vạch khác trên bao bì bán lẻ, vì nếu máy quét đọc được hai mã thì hàng có thể bị nhận diện sai. Và nhãn phải là mã in ra quét được — in mờ, in trên bề mặt cong hoặc bóng, dán lên chỗ gấp của bao bì đều dẫn tới quét không được. Việc dán nhãn nên làm tại xưởng ở Việt Nam vì rẻ hơn nhiều lần so với để Amazon làm; nhưng nếu làm tại xưởng thì phải có người kiểm mẫu bằng máy quét thật trước khi đóng cả lô.

Yêu cầu đóng gói: phần Amazon từ chối hàng

Amazon có bộ yêu cầu về chuẩn bị và đóng gói hàng gửi vào kho, và bộ này chi tiết hơn mức nhà máy thường quen. Chi tiết cụ thể theo loại hàng và có thay đổi, nên phải đọc bản hiện hành trong Seller Central — nhưng khung các nhóm yêu cầu thì ổn định và đây là những nhóm hay bị vi phạm.

• Hàng dạng bộ nhiều phần phải được đóng và dán nhãn thành một đơn vị bán, không để rời — nếu rời, kho sẽ tách thành nhiều đơn vị.
• Hàng đựng trong túi kín trong suốt vượt kích thước nhất định phải in cảnh báo nguy cơ ngạt thở.
• Hàng chứa chất lỏng hoặc dạng bột cần biện pháp chống rò rỉ; hàng dễ vỡ cần vật liệu đệm chịu được xếp chồng.
• Bao bì bán lẻ phải chịu được thử nghiệm rơi ở mức tương đương xử lý trong kho — bao bì đẹp mà mềm là bao bì sẽ bị bẹp.
• Thùng vận chuyển phải trong giới hạn kích thước và khối lượng của Amazon; thùng vượt khối lượng cần nhãn cảnh báo bổ sung.
• Không dùng vật liệu chèn bị cấm; danh mục vật liệu được và không được dùng có trong tài liệu hiện hành.

Hai điều nên biết về hậu quả. Một, Amazon có thể tự thực hiện phần chuẩn bị còn thiếu và thu phí — phí đó cao hơn nhiều so với tự làm ở xưởng, và bạn không có quyền chọn. Hai, hàng vi phạm nặng có thể bị từ chối nhận, và hàng bị từ chối tại kho FBA thì lựa chọn của bạn là trả về một địa chỉ trong nước đó hoặc tiêu hủy — cả hai đều mất tiền, và “gửi về Việt Nam” trên thực tế không phải phương án kinh tế. Đây là lý do chúng tôi luôn cho một lô mẫu nhỏ đi trước: nó biến rủi ro cả lô thành rủi ro vài thùng.

Chứng từ và số lượng cho lô đầu

Bộ chứng từ cần có cho một lô nhập khẩu thương mại: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, và tùy thị trường cùng mặt hàng thì thêm chứng nhận xuất xứ, kết quả kiểm nghiệm, hoặc hồ sơ chuyên ngành. Hai chỗ hay bị làm sai. Thứ nhất, giá khai trên hóa đơn thương mại phải là giá giao dịch thật; khai thấp để giảm thuế là hành vi vi phạm và cũng phá luôn hồ sơ giá vốn của bạn. Thứ hai, mô tả hàng hóa trên hóa đơn phải khớp với mã HS đã khai và khớp với thực tế trong thùng — kiểm hóa mà thấy lệch thì cả lô bị giữ.

Riêng với hàng có nguy cơ liên quan tới nguồn gốc nguyên liệu, hãy chuẩn bị hồ sơ truy xuất từ trước, không phải khi bị hỏi. Trong bản đồ rủi ro của chúng tôi, thiếu hồ sơ truy xuất theo UFLPA là một trong những lỗi chúng tôi thấy nhiều nhất khi thẩm định, và đặc điểm của nó là gánh nặng chứng minh đặt lên phía nhập khẩu — nghĩa là im lặng không phải phương án, bạn phải có sẵn bộ hồ sơ chuỗi cung ứng để xuất trình.

Về số lượng: lô đầu nên đủ để chạy khoảng sáu đến mười tuần bán theo dự báo thận trọng của bạn, không nhiều hơn. Đủ để listing không bị hết hàng ngay khi vừa có thứ hạng — vì hết hàng ở giai đoạn đầu là cách nhanh nhất để mất thứ hạng vừa gây dựng — nhưng không nhiều đến mức nếu mô hình sai thì bạn ngồi trên hàng chết cả năm. Nhà máy sẽ ép bạn đặt nhiều hơn vì đơn giá sản xuất giảm; hãy tính phần tiết kiệm đó cạnh chi phí lưu kho nhiều tháng cộng rủi ro hàng không bán được, rồi quyết định bằng con số.

Sau khi hàng vào kho: bốn việc kiểm ngay

Hàng giao tới kho không có nghĩa là hàng sẵn sàng bán. Amazon cần thời gian nhận và đưa vào hệ thống, và trong quá trình đó có bốn thứ cần theo dõi. Một, số lượng nhận có khớp số lượng gửi không; chênh lệch xảy ra thường xuyên hơn mức người bán tưởng, và có quy trình đối chiếu để yêu cầu bồi hoàn phần thiếu — nhưng bạn phải là người phát hiện và mở yêu cầu, Amazon không tự làm.

Hai, có phát sinh phí chuẩn bị hay phí xử lý nào không; nếu có thì đó là tín hiệu về việc bạn cần sửa gì cho lô sau. Ba, hàng có được đưa vào trạng thái bán được hay bị xếp vào diện không bán được không. Bốn, chi phí thật trên mỗi đơn vị sau khi đã cộng đủ cước, thuế phí, phí xử lý và phí phát sinh — con số này là con số bạn dùng để thay thế giả định trong mô hình ban đầu, và thường nó khác con số kế hoạch. Cách đối chiếu nằm trong bài chi phí bán hàng trên Amazon FBA.

Việc theo dõi bồi hoàn — hàng thiếu khi nhận, hàng thất lạc trong kho, hàng hỏng do kho — là một hạng mục vận hành định kỳ có tiền thật trong đó, và nó có thời hạn để mở yêu cầu. Trong tháng vận hành mẫu của chúng tôi, đây là một việc có mốc riêng chứ không phải việc làm khi rảnh; xem bài dịch vụ quản lý tài khoản Amazon.